Sobat Keeppack, pernahkah Sobat bertanya-tanya bagaimana cara pemilik usaha mengelola setiap barang yang dijual? Apalagi kalau barang yang dijual jumlahnya ribuan, bagaimana cara mengetahui bahwa seluruh barang tersebut aman dan dalam kondisi baik? Jawabannya adalah melakukan stock opname!
Apa itu stock opname?
Stock opname adalah kegiatan menghitung persediaan barang di gudang sebelum dijual di supermarket atau toko. Kegiatan ini cukup menyita waktu jika penghitungan barang dilakukan secara langsung.
Manfaat stock opname
Meski sedikit menyita waktu, kegiatan stock opname juga memiliki manfaat, lho! Mau tahu apa saja manfaat stock opname?
Mengetahui jumlah barang di gudang secara akurat
Sebagai pengusaha, Sobat butuh mengetahui berapa jumlah barang yang akan dijual dalam suatu waktu secara akurat. Data ini nantinya dapat digunakan untuk mengukur perkembangan penjualan maupun pengambilan kebijakan perusahaan.
Misalnya, semakin cepatnya arus keluar dan masuk barang di gudang menandakan besarnya minat konsumen dan jumlah penjualan.
Menghindari kekurangan barang
Beberapa jenis bisnis seperti makanan butuh melakukan stok ulang secara cepat karena adanya masa kadaluarsa yang relatif cepat. Sementara itu, produsen membutuhkan waktu untuk menyiapkan dan mengirimkan barang ke gudang.
Bila ternyata produsen butuh waktu lebih lama untuk menyiapkan barang sementara stok barang Sobat di gudang sudah habis, tentu alur distribusi barang Sobat akan tersendat.
Menghindari kehilangan atau pencurian barang
Banyaknya jumlah barang terkadang membuat Sobat kesulitan untuk mengontrol berapa persisnya jumlah barang yang siap dijual ke konsumen. Selain itu, bukan tak mungkin bila ada staf yang melakukan pencurian atau penggelapan barang untuk dijual kembali dengan harga lebih murah.
Namun, dengan stock opname, Sobat bisa mengetahui secara pasti berapa jumlah barang yang diproduksi dan berada di gudang.
Mengetahui kondisi barang
Dengan melakukan stock opname secara jeli, Sobat dapat mengetahui barang mana saja yang mengalami kerusakan atau kadaluarsa. Hal ini akan sangat membantu Sobat untuk menjaga reputasi baik perusahaan dan meminimalisir komplain konsumen.
Tahap melakukan stock opname
Untuk melakukan stock opname, kamu akan membutuhkan tim penghitung dan tim input. Mau tahu bagaimana cara kerja melakukan stock opname?
Tahap awal
Tahap awal perlu dilakukan beberapa minggu sebelum proses stock opname. Pada tahap ini, Sobat atau staf Sobat perlu berkomunikasi dengan staf di gudang. Beberapa langkah stock opname pada tahap ini, antara lain:
- Menyiapkan penanda bahwa stok telah dihitung saat stock opname
- Merapikan stok sesuai kode dan jenis barang agar tidak terjadi kebingungan ketika melakukan stock opname karena lokasi barang tidak rapi
- Melengkapi stok dengan barcode agar memudahkan penghitungan saat stock opname
- Menyiapkan penanda bahwa barang tertentu tidak perlu dihitung saat stock opname
Tahap persiapan
Tahap persiapan perlu dilakukan saat sudah mendekati waktu stock opname. Tahap ini biasanya dilakukan pada H-1. Beberapa langkah stock opname pada tahap ini, antara lain:
- Memanggil staf gudang untuk briefing menjelang pelaksanaan stock opname dan membagi tugas pada setiap staf.
- Melengkapi data mutasi barang di gudang sampai jam tutup operasional pada H-1.
- Menghentikan proses mutasi barang sejak jam operasional selesai sampai proses stock opname berakhir.
Tahap stock opname
Tahap ini dilakukan saat hari stock opname tiba. Beberapa langkah stock opname pada tahap ini, antara lain:
- Memastikan transaksi terkait stok sudah masuk ke program.
- Setelah semua stok masuk ke program, cetak semua stok dari program sebagai pdoman dan bagikan ke staf akuntan pada masing-masing tim stock opname. Pastikan hasil stok dari program tidak diketahui oleh staf di gudang.
- Hitung setiap stok yang sudah diberi penanda agar tidak ada penghitungan ganda.
- Setiap lembar stok yang sudah penuh diisi dengan hasil opname diberikan ke tim input. Data tersebut akan diolah tim input untuk mengetahui perbandingan stok versi program dengan hasil stock opname agar bisa diketahui stok mana saja yang memiliki selisih jumlah.
- Melakukan pengecekan ulang atas selisih stok, apakah terjadi salah hitung atau memang ada selisih.
- Hasil stock opname diserahkan pada staf akuntan agar bisa melakukan penyesuaian jumlah stok.
Sobat, itu dia pengertian, manfaat, dan tahap melakukan stock opname yang akan sangat berguna bagi usaha Sobat. Untuk melakukan stock opname dengan lebih mudah, Sobat bisa memanfaatkan layanan Keeppack.
Dengan teknologi barcode, Keeppack akan membantu Sobat melakukan stock opname secara otomatis. Barang-barang Sobat juga akan tersimpan aman di gudang Keeppack, lho.
Selain itu, barang-barang Sobat akan di-packing dan dikirimkan ke kurir oleh Keeppack langsung! Dengan Keeppack, urusan stock opname jadi nggak ribet lagi dan Sobat bisa #FokusJualanAja!
