Pengertian Purchase Order
Purchase order (PO) adalah dokumen yang berisi informasi pemesanan barang atau jasa yang diajukan oleh pelanggan kepada penjual. Informasi pemesanan tersebut mencakup nama barang atau jasa, kuantitas, harga, tanggal pengiriman, dan persyaratan pembelian. Purchase order merupakan bentuk tertulis dari kesepakatan antara penjual dan pembeli.
Manfaat Purchase Order
Purchase order memiliki beberapa manfaat penting dalam pertumbuhan bisnis Anda:
Pengelolaan Inventaris
Purchase order membantu pengelolaan inventaris dengan memberikan informasi yang rinci tentang waktu kedatangan barang atau jasa. Ini membantu penjual mengelola inventaris secara lebih efisien.
Track Record Transaksi
Purchase order berfungsi sebagai catatan transaksi yang dapat membantu dalam pencatatan keuangan bisnis Anda.
Pesanan Resmi
Purchase order adalah bukti resmi dari pesanan yang diajukan oleh pelanggan kepada penjual. Ini mengkomunikasikan niat pelanggan untuk membeli barang atau jasa.
Menghindari Kesalahan
Dengan rincian pesanan yang tercantum dalam purchase order, penjual dapat membuat pesanan dengan lebih akurat, menghindari kesalahan dalam pengiriman atau penagihan.
Menyelesaikan Perselisihan
Purchase order dapat berfungsi sebagai solusi jika terjadi perselisihan antara penjual dan pembeli. Persyaratan dan detail transaksi yang tertulis dalam PO menjadi bukti kesepakatan.
Alur Purchase Order
Sebelum Anda menerapkan purchase order, penting untuk memahami alur kerjanya:
Permintaan Pemesanan
Alur purchase order dimulai ketika pelanggan mengajukan permintaan pesanan. Sebelum menyetujui PO, Anda perlu mendapatkan persetujuan dari pihak internal perusahaan terkait ketersediaan barang atau jasa yang diminta pelanggan.
Pembuatan Purchase Order
Setelah disetujui, langkah berikutnya adalah membuat purchase order berdasarkan permintaan pelanggan. Dokumen ini mencakup rincian seperti nama barang atau jasa yang dipesan, spesifikasi, harga, jumlah, tanggal pengiriman, dan syarat-syarat.
Persetujuan Internal
Sebelum melakukan pengiriman, Anda perlu mendapatkan persetujuan kembali dari pihak internal yang relevan. Hal ini memastikan bahwa anggaran dan kebutuhan telah sesuai.
Pengiriman
Setelah persetujuan, barang atau jasa dapat dikirimkan. Pastikan pesanan sesuai dengan ketentuan dalam purchase order sebelum pengiriman.
Pembayaran
Setelah barang atau jasa diterima, langkah selanjutnya adalah pembayaran. Metode pembayaran harus sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati.
Pelacakan
Pihak keuangan akan mencatat transaksi pembelian, dan purchase order dapat digunakan sebagai referensi dalam pengelolaan inventaris.
Penyusunan Purchase Order
Dalam penyusunan purchase order, perhatikan hal-hal berikut:
- Nomor PO
- Tanggal Pembuatan
- Informasi Penjual dan Pembeli
- Deskripsi Barang atau Jasa
- Ketentuan Pembayaran
- Tanda Tangan
Download Template Purchase Order
Untuk sobat yang ingin melihat contoh langsung template Purchase Order, bisa banget download di sini dan menggunakannya agar lebih efektif:
Kesimpulan
Purchase order adalah sistem yang wajib dimiliki dalam bisnis Anda. Ini membantu mengatur pesanan, mengelola inventaris, dan mencatat transaksi dengan efisien. Jika Anda mencari fulfillment center di Jakarta atau sistem gudang berbasis warehouse management system (WMS), Anda dapat mengandalkan Keeppack. Kunjungi website keeppack untuk bergabung dengan puluhan pelaku bisnis lainnya.
