Purchase order dan invoice merupakan elemen yang tidak dapat dipisahkan dalam suatu bisnis. Keduanya memiliki kaitan yang cukup erat.
Pastinya, Sobat juga sudah tidak asing lagi dengan kedua istilah tersebut. Namun, apakah Sobat telah mengetahui perbedaan tersembunyi di dalamnya?
Berikut uraian singkat terkait perbedaan purchase order dan invoice yang telah Keeppack rangkum untuk Sobat.
Purchase order dan invoice
Sebelum mengenal lebih jauh, Sobat harus tahu terlebih dahulu perbedaan dari definisi purchase order dan invoice.
Purchase order adalah dokumen berisikan informasi pemesanan barang pelanggan kepada penjual.
Sementara, invoice merupakan dokumen yang berisi data transaksi penjualan antara seller dan buyer. Invoice juga kerap kali disebut sebagai tagihan (bill).
Perbedaan purchase order dan invoice
Setelah memahami perbedaan yang mendasar antara purchase order dan invoice. Sobat akan memahami perbedaan signifikan lainnya dari beberapa aspek.
- Pembuat
Purchase order dibuat oleh pembeli untuk diserahkan kepada penjual terkait pemesanan barang.
Sebaliknya, invoice dibuat langsung oleh penjual dan diberikan kepada pembeli sebagai tagihan dari barang pesanan yang diminta.
- Fungsi
Purchase order berfungsi sebagai bukti pemesanan dan kesepakatan barang. Sementara, Invoice memiliki fungsi sebagai bukti tagihan terhadap pembelian barang.
Selain itu, purchase order digunakan sebelum pengiriman barang atau jasa dan invoice dilakukan setelah produk atau layanan dikirim.
- Format
Tentunya, purchase order dan invoice memiliki perbedaan pada format atau isi penyusunan. Format purchase order terdiri dari :
- Nomor purchase order
- Tanggal pembuatan
- Informasi penjual (nama, alamat)
- Informasi pembeli (nama, alamat)
- Detail barang atau jasa yang dipesan
- Harga yang disepakati
- Syarat dan ketentuan pembelian
Penyusunan pada invoice sebenarnya tidak jauh berbeda, hanya terdapat beberapa penambahan.
- Nomor invoice
- Tanggal invoice
- Informasi penjual (nama, alamat)
- Informasi pembeli (nama, alamat)
- Rincian barang atau jasa yang diberikan
- Harga yang disepakati
- Jumlah yang harus dibayarkan
- Pajak atau potongan harga
- Tanggal jatuh tempo pembayaran
- Manfaat
Purchase order atau invoice memang merupakan dokumen yang dapat dijadikan bukti dalam melakukan proses penjualan. Namun, keduanya juga memiliki manfaat tersendiri, untuk purchase order :
- Menghindari kosongnya persediaan
Dikatakan demikian, karena sebelum dilakukan pengiriman, penjual akan memastikan barang selalu tersedia.
- Pemesanan tertulis
Melalui pemesanan tertulis ini, akan membantu penjual dan pembeli untuk memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan telah sesuai.
Hal tersebut juga membantu Sobat untuk terhindar dari konflik antar kedua pihak.
- Memudahkan pengelolaan inventaris
Informasi yang tertera pada purchase order akan membantu Sobat untuk mengelola inventaris menjadi lebih efisien.
Misalnya, jika terjadi masalah dalam pengiriman, Sobat dapat langsung melacak dan mengatasinya.
- Memudahkan audit
Dengan informasi yang ada pada purchase order, Sobat mampu mengendalikan pengeluaran, pemasukan, sekaligus menjadikannya bukti bahwa Sobat telah menjalankan transaksi sesuai ketentuan.
Berbeda dengan purchase order, berikut beberapa manfaat dari invoice :
- Catatan transaksi
Invoice itu sendiri berisi catatan keuangan dari pemesanan barang atau jasa. Oleh karena itu, invoice dapat memberikan manfaat dalam membantu mencatat pembayaran atau pelaporan keuangan.
- Permintaan pembayaran (tagihan)
Invoice juga bermanfaat sebagai bentuk tagihan atau permintaan pembayaran atas pesanan yang dilakukan.
- Informasi pembayaran
Pada umumnya, invoice memiliki sejumlah informasi terkait pembayaran mulai dari nomor rekening, jumlah yang harus dibayar, hingga tanggal jatuh tempo.
Dengan informasi yang disediakan tersebut, tentunya akan memberikan kemudahan bagi pelanggan dalam melakukan proses pembayaran.
- Pengeluaran yang transparan
Pengeluaran yang tertulis secara rinci memberikan visibilitas kepada penjual, sehingga Sobat mampu melihat pengeluaran tersebut secara transparan.
Walaupun purchase order dan invoice memiliki perbedaan yang cukup signifikan, namun keduanya tetap berperan penting dalam proses bisnis.
Pastikan juga untuk selalu memiliki manajemen gudang yang baik di dalamnya. Sobat dapat menggunakan layanan manajemen gudang Keeppack yang telah berbasis warehouse management system (WMS). Kunjungi laman berikut untuk informasi lebih lengkapnya https://keeppack.id/.
