Apa arti Purchase Order (PO)? Pertanyaan ini mungkin muncul di benak kita saat ini, terutama bagi Sobat yang sedang menjalankan bisnis. Seiring dengan meningkatnya permintaan produk, proses bisnis mungkin menjadi lebih kompleks. Dengan adanya purchase order, Sobat bisa lebih mudah dalam memenuhi kebutuhan dan permintaan produk.
Nah, agar lebih jelas, yuk cari tahu apa arti purchase order sebenarnya. Simak dalam artikel di bawah ini ya!
Apa itu Purchase Order (PO)?
Purchase order adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan apa yang ingin mereka beli dari penjual. Artinya, purchase order digunakan sebagai kontrak kesepakatan antara pembeli dan penjual mengenai barang yang ingin dibeli pembeli.
Dokumen tersebut biasanya berisi rincian pesanan tentang kebutuhan pembeli, seperti jenis barang, jumlah, harga, dan tanggal. Semakin spesifik pesanan, semakin detail isinya. Informasi dalam purchase order ini dibutuhkan untuk membuat aktivitas pesanan pembelian menjadi lebih efisien.
Rincian purchase order
Pada sebuah dokumen purchase order, biasanya terdapat beberapa detail seperti:
- Nama produk atau barang yang dipesan
- Jumlah setiap produk atau barang yang dipesan
- Harga per produk atau barang yang dipesan
- Total harga berdasarkan harga satuan dan jumlah pesanan
- PPN
- Nomor pemesanan
- Tanggal transaksi dan tanggal jatuh tempo pembayaran
- Bidang otorisasi
Perbedaan purchase order dan invoice
Setelah memahami apa arti purchase order, beberapa orang mungkin masih sulit memahami perbedaan antara purchase order dan invoice. Perbedaan antara purchase order dan invoice adalah pihak yang membuatnya.
Purchase order dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual atau pemasok. Sementara itu, setelah pesanan pembelian disetujui, penjual membuat invoice, yang kemudian dikirimkan kepada pembeli agar mereka dapat segera membayar pembelian. Kedua dokumen ini penting untuk bisnis.
Fungsi purchase order
Secara umum, ada beberapa fungsi purchase order yang perlu kamu ketahui, yaitu:
- Sebagai bukti pemesanan barang dari pembeli dan komitmen penjual sebagai penerima order atau pemesanan.
- Menghindari kesalahan dalam jumlah pesanan dan spesifikasi produk.
- Menghindari kesalahan harga pembelian barang agar tidak terjadi selisih harga saat menagih ke penjual.
- Mengingatkan penjual untuk mengirimkan barang sesuai pesanan dan waktu yang dibutuhkan.
- Membantu melacak pesanan yang masuk untuk menyederhanakan proses inventaris dan pengiriman.
- Sebagai dokumen hukum untuk membantu menghindari perselisihan transaksi di masa mendatang.
- Membantu bagian keuangan dalam menyiapkan anggaran untuk lebih mempersiapkan faktur jatuh tempo.
- Sebagai bukti kepada auditor, bank (kreditur), dan otoritas pajak bahwa perusahaan menangani transaksi bisnis dengan cara yang benar.
Pentingnya purchase order bagi bisnis
Ada banyak organisasi yang tidak menggunakan purchase order karena mereka melihat masalah administrasi hanya sebagai hambatan atau langkah yang tidak perlu dalam proses bisnis karena mereka memiliki hubungan kerja yang stabil dengan pemasok (supplier).
Ketika bisnis kecil masih dalam masa pertumbuhan, bisnis ini cenderung memiliki proses pembelian organik yang sederhana dan mudah diikuti. Namun, seiring pertumbuhan perusahaan dan lebih banyak orang yang terlibat dari awal hingga akhir, proses berubah menjadi lebih kompleks.
Pada titik tertentu dalam perkembangan perusahaan, purchase order dapat menjadi lebih kompleks dan spesifik, yang berarti bahwa jika purchase order tidak digunakan atau kurang detail, hal ini dapat menimbulkan kesalahan. Apalagi jika tidak menggunakan purchase order sama sekali, kemungkinan terjadi kesalahan bisa jadi lebih besar.
Selain itu, purchase order juga penting bagi bisnis sebagai dokumen yang berlaku secara hukum yang memberikan instruksi yang jelas kepada pemasok serta memberikan jejak audit yang lebih detail untuk dijadikan sebagai referensi jika terjadi masalah.
Lalu, bagaimana mengintegrasikan purchase order ke dalam bisnis Sobat?
Setelah tahu apa itu purchase order dan apa pentingnya bagi bisnis, Sobat juga harus tahu bagaimana cara mengintegrasikan purchase order ini ke dalam bisnis Sobat.
Mulailah dengan mengevaluasi bagaimana perusahaan Sobat saat ini menangani pembelian, kemudian pertimbangkan bagaimana Sobat ingin mengontrol apa yang dapat dibeli oleh tim dan bagaimana mereka menangani seluruh proses pembelian perusahaan.
Setelah itu, Sobat akan dapat membuat sistem purchase order yang optimal untuk kebutuhan perusahaan.
Contoh PO Digital & PO Manual
Jika Sobat menggunakan purchase order manual, biasanya dokumennya dibuat dalam format kertas. Metode ini memang terlihat bagus, tetapi tidak terlalu efisien. Menyimpan semua dokumen dalam tumpukan kertas dapat memiliki banyak konsekuensi. Dokumen kertas dapat dengan mudah hilang atau rusak. Selain itu, Sobat mungkin kesulitan mencari dokumen tertentu ketika diperlukan. Oleh karena itu, saat ini sudah banyak bisnis yang menggunakan purchase order digital.
Berikut ini adalah contoh purchase order manual:
Berikut ini adalah contoh purchase order digital:
Nah, itulah beberapa hal yang perlu Sobat ketahui tentang apa itu purchase order dan mengapa ini penting untuk pengembangan bisnis. Sobat sendiri bagaimana? Sudah pernah dengar atau bahkan menerapkan sistem purchase order?
