Dalam pembukuan bisnis, transaksi bisa sangat kompleks dan melibatkan berbagai aktivitas dengan risiko kesalahan yang tinggi. Jika tidak dikontrol dan diatur dengan hati-hati dan menyeluruh, hal itu dapat merugikan bisnis Sobat.
Nah, salah satu cara untuk melacak berbagai transaksi dan memudahkan transaksi bisnis adalah dengan kartu stok barang. Simpelnya, kartu stok barang dapat membantu Sobat membantu Sobat melacak semua pembelian, penjualan, pengembalian, dan transaksi lainnya. Untuk detailnya, simak penjelasan di bawah ini yuk!
Apa itu kartu stok barang?
Kartu stok barang merupakan serangkaian pembukuan atau laporan yang berisi pencatatan tentang pemasukan dan pengeluaran stok barang, biasanya direkam atau dicatat lewat aplikasi atau buku fisik.
Pada kartu stok barang biasanya terdapat informasi yang berkaitan dengan penjualan, pemasukan, pengembalian, hingga pemesanan barang. Dengan pencatatan yang lengkap demikian, perputaran persediaan atau stok barang dengan sisa saldo akan terlihat dengan jelas.
Intinya, kartu stok barang dapat memudahkan Sobat dalam pembuatan laporan stok barang. Bahkan, kartu ini dapat membantu Sobat menentukan nilai investasi produk, mengidentifikasi permintaan pasar, bahkan membantu dalam memenuhi HPP
Fungsi kartu stok barang
Kartu stok barang dibuat untuk setiap item inventaris (stok/persediaan), memberikan informasi yang cukup tentang keadaan stok. Jadi ketika item dalam stok mencapai angka minimum, dia dapat membuat permintaan stok baru dengan data tersebut.
Kartu stok barang sendiri merupakan teknik manajemen inventaris yang sangat penting dalam bisnis dan dapat digunakan dalam berbagai format. Tidak ada format khusus untuk kartu stok barang, karena tiap perusahaan dapat merancang kartu stok barang mereka sendiri sesuai dengan kebutuhan dan analisis laporan yang mereka inginkan.
Selain beberapa fungsi yang telah disebutkan, fungsi kartu stok barang yang lain adalah untuk membantu pekerja gudang ketika auditor internal memeriksa kesesuaian status persediaan di gudang dengan angka yang tercatat pada kartu stok barang.
Kelebihan menggunakan kartu stok barang
Sebagai bagian yang sangat penting dalam pembukuan bisnis, ada beberapa kelebihan menggunakan kartu stok barang yang perlu kamu ketahui, yaitu:
Bisnis bisa melakukan pengawasan pada tingkat stok
Kartu stok barang membantu manajer inventaris melacak inventaris atau tingkat stok dan melakukan restock sesuai kebutuhan. Untuk memaksimalkan penggunaan kartu ini, pastikan kartu memiliki kolom jumlah minimum untuk setiap produk atau barang.
Pengendalian Internal di gudang
Hal ini memungkinkan karyawan untuk lebih cepat mengidentifikasi barang tertentu dengan tepat dan cepat, terutama jika rata-rata barang yang disimpan di gudang sangat mirip. Ini juga mengurangi risiko menghapus item yang salah.
Mengurangi kemungkinan kehilangan faktur
Setiap faktur atau kuitansi harus segera diperbarui oleh staf yang membuat laporan pengiriman barang. Faktur atau kuitansi ini biasanya dikirimkan bersama item-item yang dikirimkan tersebut. Ini membantu mengurangi risiko kesalahan dan kehilangan faktur.
Kekurangan menggunakan kartu stok barang
Meskipun terdapat banyak kelebihan yang ditawarkan kartu stok barang, ada beberapa kekurangan yang juga bisa kita temukan, seperti:
Butuh lebih banyak waktu
Petugas gudang perlu meluangkan waktu khusus untuk memperbarui kartu stok barang. Karena jika tidak diperbaharui, sama saja dengan tidak menggunakan kartu stok barang.
Adanya duplikasi pekerjaan
Untuk masalah penerimaan dan inventaris, Sobat perlu memastikan bahwa semua inventaris dan laporan keuangan pada kartu stok barang seimbang. Ini membuatkan staf khusus untuk melakukannya, sehingga penerapan cara ini mungkin akan memunculkan adanya duplikasi pekerjaan.
Butuh ruang di gudang
Walaupun hanya berbentuk kartu, tetapi jika Sobat menyimpannya dalam jumlah banyak, Sobat akan memerlukan ruang penyimpanan khusus untuk menyimpannya.
Cara membuat kartu stok barang
Nah, setelah Sobat tahu apa itu kartu stok barang serta kelebihan dan kekurangannya, sekarang Sobat juga harus tahu bagaimana cara membuat kartu stok barang tersebut. Yuk, simak langkah-langkah di bawah ini!
Desain kartu stok barang
Contoh pembuatan kartu stok barang di Microsoft Word
Seperti yang telah dijelaskan sekilas sebelumnya, kartu stok barang bisa berbeda-beda untuk setiap perusahaan karena kartu ini dapat dibuat sendiri. Untuk bisnis Sobat, buatlah desain kartu stok barang sesuai kebutuhan. Sobat bisa menemukan berbagai template kartu stok barang di internet.
Cetak kartu stok
Contoh kartu stok barang yang telah dicetak
Setelah membuat desain kartu stok sesuai kebutuhan, selanjutnya Sobat harus mencetak kartu tersebut. Jika memungkinkan, cetaklah dalam jumlah yang cukup.
Tempatkan kartu di folder
Untuk pengaturan yang lebih baik, Sobat bisa menempatkan stok kartu yang telah Sobat cetak di folder atau binder yang berbeda untuk setiap item dan transaksi mingguan atau bulanan. Sebaiknya kartu-kartu ini juga dibagi menjadi beberapa bagian, yakni kartu khusus pemesanan, penjualan, pengembalian barang, dan sebagainya.
Isi kartu stok untuk tiap barang
Sobat dapat membuat pengaturan untuk mengisi kartu stok barang. Misalnya, Sobat bisa mengatur barang sesuai abjad atau mengatur barang sesuai urutan waktu, misal item lama di depan dan item baru di belakang.
Jelaskan kepada rekan kerja
Pada rapat bisnis, tunjukkan kartu stok barang tersebut kepada semua karyawan dan jelaskan bagaimana sistem manajemen produk bekerja. Jelaskan pula secara detail bagaimana cara mengisi kartu stok barang tersebut sesuai rencana Sobat di awal.
Nah, Sobat, itulah beberapa informasi yang perlu Sobat ketahui tentang kartu stok barang, fungsi, kelebihan dan kekurangan, hingga cara membuatnya. Jika Sobat memiliki bisnis, apakah Sobat akan mempertimbangkan penggunaan kartu stok ini?
